如何设计管理信息系统
管理信息系统（MIS）的软件套件使管理层可以轻松地提取报告，以获取该时间段内公司的快照。
管理者的工作非常复杂，而无需记录和记住每个相关的员工详细信息。幸运的是，电子软件系统可以帮助组织公司各个层面的运营，财务和后勤信息。这些称为管理信息系统（MIS）的软件套件使管理层可以轻松地提取报告，以获取该时间段内公司的快照。
管理信息系统的类型
根据编程结构和意图以及最终功能或用途，存在许多不同类型的MIS。如今在工作场所中最常用的类型包括以下几种。
过程控制MIS
过程控制系统控制制造业中的实际物理过程和设备。MIS记录系统和过程变量，并提供有关生产率，不良和效率等级的摘要，并且还应该能够识别性能趋势何时超过某个允许的偏差。这是运营管理以及采购，库存和销售所需的关键信息。
数据库管理系统
这些系统存储大量信息以及将来涉及的关键变量。这些数据库可以管理知识保留以及当前流程或交易历史；它们通常用于保存研究，开发，生产和客户服务的历史记录，因此新员工可以随时访问此数据。尽管数据库通常用于支持其他类型的MIS，但它们也代表着存储信息的工作，因此不必重复工作。
交易处理系统
这种类型包括用于管理财务，会计，库存等的系统。他们记录了在这些类型的部门内部和之间发生的交易行为，并可以提供捕获公司当前状态的报告：例如，仓库中的当前库存，未清发票的数量或一定预算内的当前支出。这些报告应显示当前状态以及一段时间内的趋势，以帮助管理层了解交易历史并做出决策以帮助进一步的内部运营。
办公自动化系统
这些系统希望通过自动化重复性任务来提高效率。这是为了消除流程瓶颈，并为其他关键工作腾出时间。OAS通常与其他类型的系统（例如事务处理系统）集成在一起，以帮助改善整体工作流程。
人力资源系统
人力资源系统负责跟踪出勤，带薪和无薪假期，福利，薪资，法律合规性和其他人力资源功能。这通常是一个大型数据库，与流程自动化集成在一起，以使员工能够以最少的人工交互来检查其信息，接收薪资或安排休假时间。人力资源报告以多种方式查看人员图，并且可以跟踪缺勤报告或员工满意度测评。
企业资源计划系统
这种软件将多个单独的数据库和系统连接在一起，以便信息及时有效地在模块之间流动。这些系统用于链接生产，库存，会计，销售等，因此每个人都可以查看相同的实时信息，并且可以一起制定决策。
决策支持系统和行政信息系统
这是两种类型的特定于管理的系统，可帮助决策。DSS将从内部和外部来源收集数据，以帮助经理了解情况的背景并做出明智的决策。EIS将以简单的格式快速将来自组织任何部门或组织级别的数据提供给需要此信息的执行经理。
请记住，所有这些类型的系统都可能不同，从通过另一家公司购买的综合软件包到根据需要构造的小型内部自行开发的系统。市场上可用的较大MIS已预先建立了支持团队，并使用了行之有效的方法，但通常价格昂贵且通用。在内部创建EIS意味着可以针对该业务的特定需求构建该系统，但可能会使用户陷入旧流程中，并且在其使用寿命内难以维护。
设计MIS的5个步骤
为了设计有效的MIS，了解MIS系统设计将成为日常业务的一部分将经历的阶段非常重要。信息系统通常遵循从概念到最终产品的标准化周期。
规划：第一步涉及初步规划，其中包括全面了解企业要填补的空白，评估替代解决方案以及制定初步预算和时间表，以在需要时和必要时分配资源。计划阶段可帮助企业做出最终决定，并为即将进行的项目做好准备。
分析：此步骤分析计划，并开始创建系统必须满足的规格和要求的列表。此处阐明了功能，建立了通讯协议，并可以制作最终产品的图片。通常，当潜在的系统需求在预算或计划方面遇到障碍时，工作会在分析和计划阶段之间来回移动，以便每个人都可以达成最终共识。
设计：这是实际的开发阶段。该团队将齐心协力，开始构建代码，数据库和功能，这些功能将根据先前阶段的需要和要求为MIS提供动力。此阶段还包括首先由开发团队然后由实际用户进行的广泛测试，以确定事情是否按预期进行。
实施：此阶段首先要在新的MIS投入使用之前对整个系统进行正式测试和故障排除。一旦系统被接受，便开始集成到现有的日常工作量中。在更大，更广泛的系统中，可以按模块或按部门进行部署。对于较小的系统，实施可以一次全部生效。
维护：最后阶段涉及监视系统，以使其保持最新状态和功能。用户将报告系统的错误或问题，客户服务支持团队将需要解决这些错误或问题。这个阶段应该包括为将来的用户准备的大量文档。它还通常包括对工作场所进行前后评估，以确保系统符合预期。为了确保该系统不会过时，有必要进行持续的评估和进行新的开发。
在MIS周期中移动
在整个周期中，重要的是，开发人员应将尽可能多的时间花在将要管理输入并每天使用功能的实际最终用户身上。确定谁将确切地使用此信息系统，以及他们将需要哪些权限才能完成此工作；确保访问相关信息，同时避免角色利益冲突。
了解员工正在寻求解决的MIS的实际问题很重要；否则，开发人员可能会花费大量时间和金钱来创建实际上并不需要的功能。管理可能集中在最终结果上（报告功能将为他们提供决策所需的东西），但是为了确保信息真实有效，单个用户需要能够使用系统。确保报告准确的唯一方法是确保输入系统的信息也准确。
MIS的碎片
管理信息系统建立在一组决定系统最终性能的组件上。这些部分协同工作，以定义组织的MIS的功能和约束。
计算机硬件：与系统一起使用的物理设备，包括处理器，显示器，键盘，移动设备等。这些物理设备的质量将影响视觉和物理输出，易用性以及整个系统的耐用性。
计算机软件：告诉硬件该怎么做的程序。这既包括充当基础的操作系统，又包括管理应用程序内置功能的单个应用程序软件。
数据库：以系统文件，表格和其他形式存储数据的地方。数据库应设计用于有意义的查询，以快速获取特定信息。根据存储的信息类型，这些虚拟数据库可能会变得异常庞大。
网络：通过物理电缆或无线连接将计算机硬件连接到Intranet（公司内部的连接）和Internet的组件。这些电信连接允许远程位置通过所选的网络类型访问硬件，软件和数据库。
过程：一组命令，将按顺序组合上面列出的部分，并使用户能够获得期望的输出。该程序将允许系统处理查询，访问数据库并将所需信息返回给最终用户。
人员：人员并不总是被视为MIS的组成部分，但事实是，程序仅与使用它们的个人一样好。适当的培训将确保使用数据库的人员理解这些步骤，正确地遵循它们，并根据他们收到的数据报告做出正确的推断。
投资与质量
这些部件中的每一个都需要投资以确保质量和易用性。为整个系统一次性预算很容易，但分解要在每个组件上使用的组件会更有用。同样，每件作品的质量都会影响输出，但是资源永远不会无限，因此，投资可带来最大回报的作品很重要。
使用MIS
了解管理信息系统的关键点之一是，它可以在许多层面上提供优势，而不仅仅是为管理方面。当然，对于这些类型的系统，最重要的优先事项之一是管理人员能够快速将准确的信息提取到易于理解的报告中。这些功能是显而易见的端点。但是，在实施这种类型的系统时，其他部门也可以从中受益。
MIS和其他信息管理系统通常会引入有用的自动化级别，而以前可能没有。这样可以腾出宝贵的员工时间来专注于更长期的战略工作，而不是持续执行平凡而又重复的任务。它还可以通过访问员工周围的信息来帮助员工更好地了解自己的角色；例如，如果运营员工可以通过自己的屏幕观看生产过程的其他部分，则他们可能会更好地了解该过程，或者销售员工可以通过观察库存水平来更好地了解生产。
管理信息系统的设计可能很耗时且难以实施，但是对于任何企业来说，它们都具有许多重要的好处。由于有许多商业选择，而内部开发始终是选择，因此在任何成长中的公司的背景下进行研究都是有意义的。